บทความโดย: อมิต คันเดลวาล รองประธานระดับภูมิภาคและกรรมการผู้จัดการประจำภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ บริษัท UiPath
Siam Food Services (SFS) ผู้นำด้านโซลูชันอาหารระดับพรีเมียมที่มีเครือข่ายครอบคลุมทั้งภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกและตะวันออกกลาง กำลังเผชิญกับความท้าทายด้านการดำเนินงานที่เพิ่มสูงขึ้นตามการขยายตัวของธุรกิจ โดยเฉพาะภาระงานในส่วนของการเงิน การตั้งราคา และการจัดการคำสั่งซื้อลูกค้าที่ยังคงเป็นการจัดการแบบระบบแมนนวลในปริมาณมหาศาล ซึ่งส่งผลให้การทำงานล่าช้า สร้างความตึงตัวให้กับทีมงาน และกลายเป็นคอขวดที่ฉุดรั้งประสิทธิภาพทั่วทั้งองค์กร
SFS จึงได้ร่วมมือกับ UiPath ผู้นำระดับโลกด้านระบบ agentic automation ในการวางรากฐานทางเทคโนโลยี และยกระดับการดำเนินงานหลักให้ทันสมัย ผ่านการวางรากฐานระบบอัตโนมัติอัจฉริยะที่ช่วยเพิ่มทั้งความรวดเร็ว ความแม่นยำ และความยืดหยุ่นในการทำงาน
พลิกโฉมการจัดการคำสั่งซื้อด้วยพลัง AI
ด้วยปริมาณคำสั่งซื้อจากลูกค้าที่มากกว่า 30,000 รายการต่อเดือน ทำให้ที่ผ่านมา ความเชี่ยวชาญของทีมงานต้องถูกจำกัดอยู่กับภาระงานคีย์ข้อมูลที่ซับซ้อนถึง 29 ขั้นตอน ซึ่งต้องใช้ทีมปฏิบัติการถึง 10 คนคอยดูแลอย่างต่อเนื่องและทำให้พนักงานเสียโอกาสในการนำศักยภาพไปใช้กับงานที่สร้างประโยชน์ให้แก่ธุรกิจได้มากกว่า อย่างไรก็ตาม เพื่อลดความตึงตัวและเสริมสร้างความสม่ำเสมอในการทำงาน SFS จึงได้นำเทคโนโลยี UiPath Document Understanding มาใช้ในการจัดเก็บ จำแนก และสกัดข้อมูลคำสั่งซื้ออัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้การจัดการข้อมูลขนาดใหญ่เป็นไปได้อย่างรวดเร็ว แม่นยำ และรองรับการขยายตัวได้ดีกว่าที่เคย
ผลลัพธ์ที่ได้นั้นเห็นผลในทันที โดยในการนำร่องร่วมกับลูกค้ากว่า 20 ราย SFS สามารถเปลี่ยนงานรูทีนที่ซ้ำซ้อนให้เป็นระบบอัตโนมัติได้ถึง 26 จาก 29 ขั้นตอน หรือคิดเป็นการลดภาระงานลงถึง 90% และช่วยย่อระยะเวลาการทำงานจากหลายชั่วโมงเหลือเพียงไม่กี่นาทีเท่านั้น ส่งผลให้บทบาทของพนักงานเปลี่ยนจากการนั่งคีย์ข้อมูล มาเป็นการตรวจสอบเคสที่ผิดปกติและอนุมัติคำสั่งซื้อแทน โดยปัจจุบัน SFS จัดการคำสั่งซื้อผ่านกระบวนการที่ขับเคลื่อนด้วย AI นี้ไปแล้วประมาณ 8,150 รายการต่อเดือน และช่วยประหยัดเวลาการทำงานไปได้กว่า 50 ชั่วโมงในแต่ละเดือน
คุณนัทที ศิริพิทยา หัวหน้าฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศทางธุรกิจ และผู้จัดการฝ่ายไอทีระดับภูมิภาคของ Siam Food Services กล่าวว่า “ระบบอัตโนมัติที่ขับเคลื่อนด้วย AI สามารถจัดเก็บ จำแนก และบันทึกทุกคำสั่งซื้อได้โดยอัตโนมัติ ช่วยให้บุคลากรสามารถทุ่มเทเวลาไปกับการรักษาคุณภาพงานแทนที่จะต้องจมอยู่กับงานเอกสาร ซึ่งสิ่งที่เคยทำให้ทีมงานต้องเสียเวลาหลายชั่วโมงไปกับการจัดการแบบระบบแมนนวล ตอนนี้กลับใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีเท่านั้น”
เพิ่มความคล่องตัวด้านราคาด้วยระบบอัตโนมัติอัจฉริยะ
การอนุมัติราคาพิเศษ (Special price approvals) ถือเป็นอีกหนึ่งความท้าทายขนาดใหญ่ เพราะแต่ละคำขอมีขั้นตอนที่ต้องทำด้วยมือถึง 19 ขั้นตอน ทำให้ต้องเสียเวลาไปกับงานบริหารจัดการค่อนข้างมาก SFS จึงเปิดตัวแอปพลิเคชัน SMART Price ซึ่งเป็นระบบงานอัตโนมัติที่พัฒนาขึ้นบนความร่วมมือของ UiPath, Microsoft Teams และ Azure AI เข้าด้วยกัน เพื่อยกระดับความคล่องตัวให้กับกระบวนการทั้งหมด ตั้งแต่ขั้นตอนการส่งคำขอไปจนถึงการอนุมัติขั้นสุดท้าย
การเปลี่ยนแปลงครั้งนี้ช่วยลดขั้นตอนการทำงานจาก 19 ขั้นตอนเหลือเพียง 4 ขั้นตอน หรือลดลงกว่า 79% โดยปัจจุบันการขออนุมัติราคาพิเศษกว่า 95% ดำเนินการผ่านระบบอัตโนมัติได้ทั้งหมดโดยไม่ต้องใช้คนช่วย ทำให้สามารถย่นเวลาจัดการจาก 2 นาทีเหลือเพียง 30 วินาทีต่อรายการ เปิดโอกาสให้ทีมการตลาดสามารถทุ่มเทให้กับการวางกลยุทธ์ราคาได้เต็มที่ แทนที่จะต้องจมอยู่กับงานธุรการ ดังนั้นเทคโนโลยีนี้ช่วยให้บริษัทประหยัดเวลาการทำงานไปได้ถึง 600 ชั่วโมงต่อปี
บริหารการเงินอย่างแม่นยำ: เมื่อ AI คืนเวลา 8 ชั่วโมงต่อวันให้ทีมบัญชี
ด้วยปริมาณใบแจ้งหนี้ที่มีมากถึง 600,000 ใบต่อปี และรายการชำระเงินที่ไหลเวียนในระบบอีกนับพันรายการ ทำให้ฝ่ายการเงินของ SFS ต้องแบกรับภาระงานอย่างหนัก โดยเฉพาะการอัปโหลดรายการเดินบัญชีธนาคาร ที่ต้องใช้เวลาจัดการด้วยมือถึง 8 ชั่วโมงต่อวัน ขณะที่การจัดการบัญชีลูกหนี้คงค้าง ต้องใช้เวลาสูงถึง 11 ชั่วโมง
SFS จึงได้นำระบบ automations จาก UiPath มาช่วยจัดการเวิร์กโฟลว์เหล่านี้ ทำให้การอัปโหลดข้อมูลสามารถทำได้อย่างต่อเนื่องและเสร็จสิ้นภายในเวลาเพียง 100 นาที รวมถึงลดระยะเวลาในการจัดการบัญชีลูกหนี้คงค้างลงเหลือไม่ถึง 4 ชั่วโมง ซึ่งช่วยเพิ่มทั้งความเร็วและความแม่นยำในการตัดยอดชำระเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ
นอกจากนี้ SFS ยังได้นำระบบชำระเงินออนไลน์ผ่าน QR Code มาใช้งาน ซึ่งช่วยลดจำนวนรายการที่ต้องชำระด้วยเงินสดจาก 67,000 รายการต่อปี เหลือเพียง 2,000 รายการเท่านั้น โดยความสำเร็จในการยกระดับประสิทธิภาพครั้งนี้ ส่งผลให้บริษัทได้รับรางวัลระดับ Silver Award จากเวที Thailand’s Approval Process Excellence Awards อีกด้วย
เมื่อคนหน้างาน กลายเป็นผู้สร้างนวัตกรรมด้วยตนเอง
นอกเหนือจากความสำเร็จในแต่ละภาคส่วนแล้ว ปัจจุบัน SFS กำลังเดินหน้าสร้างโปรแกรม Citizen Development เพื่อสนับสนุนให้พนักงานที่คลุกคลีกับหน้างานจริงสามารถพัฒนาสูตรสำเร็จอัตโนมัติขึ้นมาใช้ได้ด้วยตนเอง แนวทางนี้ไม่เพียงแต่จะช่วยเร่งให้เกิดนวัตกรรมใหม่ ๆ ทั่วทั้งแผนก แต่ยังเป็นกลไกสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถขยายตัวได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว พร้อมรองรับความต้องการของตลาดที่เติบโตขึ้นอย่างต่อเนื่อง
อย่างไรก็ดี แนวทางการเติบโตนี้ไม่ได้จำกัดอยู่แค่ภายใน SFS เท่านั้น แต่ยังได้มีการขยายผลการใช้งานไปยังบริษัท Indoguna Lordly ในฮ่องกง ซึ่งมีการนำระบบ Customer Service AI Agent มาใช้จัดการคำสั่งซื้อ ช่วยลดขั้นตอนการทำงานด้วยมือได้มากกว่า 500 รายการต่อเดือน ความสำเร็จนี้เป็นข้อพิสูจน์ว่า SFS สามารถนำโมเดลความสำเร็จดังกล่าวไปประยุกต์ใช้ในภูมิภาคอื่น ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ก้าวต่อไปสู่ยุคหน้า: ยกระดับธุรกิจด้วย Agentic AI
หลังจากที่สามารถคืนเวลาทำงานให้แก่บุคลากรได้นับพันชั่วโมง พร้อมสร้างประสิทธิภาพการดำเนินงานที่ก้าวกระโดดในทุกส่วนงาน SFS กำลังเตรียมความพร้อมเข้าสู่ก้าวถัดไป โดยบริษัทมีแผนที่จะทดลองนำระบบ Agentic AI มาใช้งาน ซึ่งเป็นระบบอัจฉริยะที่สามารถเรียนรู้จากประสบการณ์ รองรับการตัดสินใจที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น และสามารถตอบสนองต่อสภาวะธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงได้โดยอัตโนมัติโดยไม่จำเป็นต้องมีคนคอยควบคุมดูแล
